Houd je van festivals? Dan ben je waarschijnlijk regelmatig op een festival te vinden. Misschien vind je festivals zelfs wel zo leuk dat je er zelf eentje wilt organiseren. Omdat er veel bij komt kijken, denk je misschien dat dit niet mogelijk is. Dit is een misvatting, want het is wel degelijk mogelijk om zelf een festival te organiseren. Er komt alleen wel het nodige kijken bij de organisatie. Om te voorkomen dat je belangrijke dingen over het hoofd ziet, lees je hier waar je allemaal aan moet denken om je eigen festival tot een succes te maken.
Maak een plan
Als je een festival wilt organiseren, doe je eerst onderzoek naar de haalbaarheid. Hiervoor kun je het beste een plan maken. Geef antwoord op vragen als ‘waarom wil je het festival organiseren?’, ‘Welke doelgroep wil je aanspreken?’ en ‘Hoe zie je het voor je?’. Het antwoord op deze vragen vormt de basis voor je plan. Denk bovendien alvast na over een locatie, datum en tijd en stel een budget vast.
Verdiep je in de regelgeving
Ligt er een plan voor je eigen festival? Dan kun je waarschijnlijk niet wachten om te beginnen met de uitvoering hiervan. Schiet niet direct uit de startblokken, want de kans is groot dat je een vergunning nodig hebt van de gemeente waarin je het festival wilt houden. Omdat het behoorlijk lang kan duren voordat een vergunning wordt afgegeven, kun je het beste zo snel mogelijk contact opnemen met de gemeente. Informeer ook gelijk even naar de regelgeving, zodat je weet waar je rekening mee moet houden bij de verdere organisatie van je eigen festival.
Stel een programma op
Zodra de gemeente groen licht heeft gegeven voor de organisatie van je eigen festival, wordt het tijd om spijkers met koppen te slaan. Begin zo snel mogelijk met het opstellen van een programma. Hoe langer je wacht, des te groter de kans dat artiesten al iets anders op de planning hebben staan. Bij het opstellen van het programma houd je uiteraard rekening met de doelgroep die je aan wilt spreken. Mik je op een breed publiek? Zorg dan voor een diverse line-up die zoveel mogelijk mensen aanspreekt.
Zorg voor infrastructuur en faciliteiten
Heb je de line-up rond? Dan ben je er nog niet. Naast artiesten moet je namelijk ook zorgen voor een goede infrastructuur en andere faciliteiten. Denk bijvoorbeeld na over de bereikbaarheid van het festivalterrein en parkeergelegenheid. Regel bovendien beveiligers, EHBO’ers, verkeersregelaars en barpersoneel om het festival in goede banen te leiden. Vergeet ook de catering niet, want er moeten voldoende eet- en drinkgelegenheden zijn voor bezoekers.
Dek je in tegen mogelijke risico’s
Een eigen festival organiseren brengt de nodige risico’s met zich mee. De eerste keer is het extra spannend, want je weet niet of het een succes wordt. Daarom is het belangrijk om je in te dekken tegen de mogelijke risico’s. Sluit bijvoorbeeld een aansprakelijkheidsverzekering af.
Ben je van plan om vaker een festival te organiseren of run je een bedrijf dat festivals organiseert? Sluit dan een inventaris en goederenverzekering af. Hiermee verzeker je de spullen op kantoor, zoals computers, bureaus, elektrische apparaten, machines en andere zaken die niet voor verkoop bestemd zijn. Wil je ook je voorraad verzekeren? Dat kan met een goederenverzekering. Spullen die je gebruikt op het festivalterrein zijn hiermee ook verzekerd tegen brand, storm, diefstal en inbraak.
